Goederen ontvangsten
From Cotesto
PRIMAIRE PROCES: GOEDERENONTVANGST
c:Script verkoop.xls
Link title
Document eigenaar: Logistiek Manager
Datum laatste wijziging: 24-02-2006
Aanleiding: Nieuwe procesbeschrijving Uitvoerende afdeling(en): Bedrijfsburo, logistiek Scope Melding vanuit leverancier t/m het op locatie zetten van goederen Informatiesystemen: SAP Vervolg van procedure: Inkopen handelsgoederen Gevolgd door procedure: Replenishment goederen Formulier(en):
1. Algemeen
<Algemene opmerkingen/definities>
2. Stroomschema (Volgens Piactor: Proces, Input, Activiteit, Output en Resultaat)
Voor beschrijving Piactor-schema zie: http://www.prolity.nl/downloads/piactorkib.pdf
c:\\
3. Procedure
Aanleveringen
Voor alle inkooporders moeten aanleveringen gemaakt worden. Op basis van aanleveringen kan de workload gepland worden met de Aanleveringsmonitor (transactie VL06I). Voor HP zal er gebruik gemaakt gaan worden van elektronische verwerking van hun ASN in een aanlevering (inbound delivery). De overige zullen handmatig gaan plaatsvinden. Aanleveringen zijn in SAP noodzakelijk voor het creëren van transporten (ontvangen zendingen) en transport orders (in SAP een verplaatsing van een (aantal) materialen van A naar B). Goederenontvangst (zowel in voorraad als financieel) vindt plaats op grond van deze aanlevering.
1. Leverancier c.q. vervoerder geeft voormelding af m.b.t. a. Datum levering b. Voorkeur tijdvenster levering c. Aantal pallets/colli d. Samenstelling levering (PO nummer, artikelnummers en hoeveelheden)
Indien bij het warehouse de zending vertrekt of klaar staat voor vertrek willen we graag een elektronische melding ontvangen met de exacte inhoud van het shipment, een zgn ASN melding. Waar mogelijk wordt bij het maken van een grove weekplanning zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de vooraanmeldingen van het transport (Datum/tijd en aantal pallets) van leveranciers of transporteurs.
2. Bedrijfsbureau maakt een wekelijkse/dagelijkse dockplanning op basis van prioriteit(*) van te ontvangen zendingen en geeft leverancier/vervoerder tijdig (binnen twee uur na voormelding) terugkoppeling over gewenst tijdvenster/dock voor de levering. Indien onvoldoende capaciteit beschikbaar is, vindt afstemming met de teamleiders van logistiek plaats.
• Hierbij vind afstemming plaats met in/verkoop omtrent prioriteiten van te ontvangen zendingen.
3. Bedrijfsbureau maakt definitieve en bevestigde capaciteitsplanning op de dag voorafgaand aan de daadwerkelijke goederenontvangst. Dit doen ze door van de aanleveringen transporten te maken. In de transporten wordt de noodzakelijke info vastgelegd van te verwachten ontvangsten. Vooralsnog hebben we besloten de transporten manueel te laten creëren door het bedrijfsbureau.
4. Dockplanning en capaciteitsplanning worden opgehangen in bedrijfsbureau en in het Magazijn en zijn voor alle medewerkers in te zien. Het is inzichtelijk welke leverancier is afgewerkt. Aan de reguliere transporteurs zal zo veel mogelijk een vaste venstertijd en dock worden toegewezen, bij de overige zal op het moment van aankomst de toewijzing plaatsvinden.
Ontvangst Goederen
1. Chauffeur meldt zich bij het bedrijfsbureau en geeft de vrachtbrief en de pakbon met de details. Bedrijfsbureau controleert of er een transport aanwezig is in het transportoverzicht. Indien dat zo is dan krijgt de chauffeur een dock toegewezen en kan hij direct gelost worden en zal het bedrijfsbureau de actuele gegevens aanvullen. Indien dit niet het geval is dan zal het bedrijfsbureau op basis van de pakbon alsnog een transport moeten aanmaken. De chauffeur moet wachten totdat dit gebeurd is.
2. Bedrijfsbureau wijst dock toe conform de dockplanning.
3. Chauffeur lost wagen in de op de vloer aangegeven vakken aan de hand van instructie en onder begeleiding van een medewerker Logistiek.
4. Indien HP: medewerker Logistiek controleert samen met chauffeur op volledigheid (colliniveau) en transportschade. Beschadigde goederen worden wel geaccepteerd (zie hiervoor de HP reglementen). Beschadigingen en afwijkingen in aantallen worden gemeld op vrachtbrief. Vrachtbrief wordt afgetekend en meegegeven aan chauffeur. (Kopie) vrachtbrief wordt gearchiveerd en in een latere fase gescand in een digitaal archief van Copaco Logistiek, dat mogelijk gekoppeld is aan SAP. Afwijkingen dienen binnen twee uur te worden gemeld aan HP conform de HP voorschriften.
5. Indien andere leverancier: medewerker Logistiek controleert levering op volledigheid (colliniveau) en transportschade. Beschadigde goederen worden wel/niet geaccepteerd (dit zal verder afgestemd moeten worden met inkoop). Beschadigingen en afwijkingen in aantal en artikel worden gemeld op vrachtbrief, daarna worden de afwijkingen en beschadigingen doorgegeven aan de betreffende inkoper. Vrachtbrief wordt afgetekend. (Kopie) vrachtbrief wordt gearchiveerd en in de vervolg fase gescand en opgeslagen in digitaal archief van Bedrijfsbureau wat bij voorkeur is gekoppeld aan SAP.
6. Van de ontvangen goederen wordt het EAN-nummer en eventueel het serienummer gescand middels de barcode op de verpakking. Automatisch worden de goederen geboekt in SAP op de fysieke zone goederenontvangst. Deze ontvangstzone (902) is weer fysiek onderverdeeld in locaties. Indien er bij het artikel meerdere inkoopnummers aanwezig zijn dan zal men een keus moeten maken op welk inkooporder men de goederen wilt ontvangen, in alle andere gevallen behoeft men geen inkoopnummer in te geven en/of te scannen.
7. Indien het goederen voor de legbordstellingen of dozenstelling betreft (mixed pallets) dan zal het ontvangst traject worden gesplitst in twee fasen. De eerste fase zal bestaan uit het afbouwen van de pallets en het ontvangen van de individuele artikelen en deze zullen we gaan verzamelen op interne transportmiddelen (een kar). SAP zal hierbij zorg dragen dat de artikelen gegroepeerd worden op een tussenlocatie per magazijn type/gebied. Het ontvangen artikel wordt binnengemeld en op de kar gelegd en de tag van de kar wordt gescand. De volgende fase is het vanaf de interim magazijn gebied de goederen te verdelen in de locaties. Hiervoor zal SAP via RF de opdrachten geven in volgorde van eindlocatie (zie verder wegzetten).
8. Indien het samengestelde artikelen betreft wordt de pallet voorzien van een Magazijn eenheid (ME)-label (TIN label), dit label zal worden geprint op een mobiele printer op de heftruck nadat het artikel is binnengeboekt. Voor het afdrukken zal het RF scherm aangepast worden zodat door middel van een functietoets de print kan genereren. Alle gegevens betreffende de pallet worden hiermee gekoppeld aan het ME nummer.
9. Besloten is dat de voorraadboeking zal plaatsvinden zodra de goederen op de eindlocatie zijn bevestigd of bij de artikelen bestemd voor de legboorden op de kar.
4. Overige
SAP transacties: van inkooporder naar goederen op locatie
1. Inkooporder aanmaken ME21N
Voorbeeld in QAS Reden: Behoefte goederen Door: Inkoop Nummerreeks SAP: 5xxxxx 567411 Datum: Wanneer inkooporder wordt gemaakt 24-1
2. Aanlevering aanmaken VL31N
Reden: Melding vanuit leverancier Door: Bedrijfsbureau/Inkoop Nummerreeks SAP: 18xxxxxxx 180001468 Datum: Wanneer aanlevering wordt aangemaakt via voorinformatie leverancier/vervoerder of bij binnenkomst goederen 25-1
3. Transportorder aanleggen LT03
Reden: Goederenontvangst (via pakbon) Door: Bedrijfsbureau Nummerreeks SAP: 13xxxxx 1375006 Controle: Goederen worden standaard met pakbon gecontroleerd (wel steekproeven). Archivering: Pakbonnen worden vanaf 1-2006 gearchiveerd bij Bedrijfsbureau Datum: Wanneer TO wordt aangemaakt n.a.v. goederenontvangst via pakbon 26-1
4. TO bevestigen
LT12
Reden: Opruimen goederen (m.b.v. Scanner) Door: Magazijnmedewerker Nummerreeks SAP: 5xxxxxxxxx 5000000127 Status Goederen beschikbaar voor levering Controle: Men scant artikel, scant serienummer, scant locatie, geeft aantal in Datum: Boekingsdatum: wanneer TO wordt bevestigd. Documentdatum: wanneer de aanlevering werd gemaakt 30-1
25-1 Financieel: Voorraad wordt financieel verwerkt 30-1
Conclusies januari 2006:
• Replenishing: vaak worden de nieuwste charges gereplenished. Dit kan grote invloed hebben op de voorraadveroudering. • Financiële waardering: goederen worden financieel verwerkt bij het bevestigen van de TO (dus bij het op locatie zetten!). Daarnaast wordt het pas financieel verwerkt wanneer de gehele aanlevering is verwerkt! • Veroudering: de datum bij het aanleggen van de transportorder is bepalend voor de voorraadveroudering. Verouderingvoorzienig wordt pas geactiveerd op het moment dat de TO wordt bevestigd (dus financieel wordt geboekt). Indien TO’s lang blijven openstaan (financieel dus nog niet verwerkt) en hierna worden bevestigd dan kan dit direct invloed hebben op de voorraad
