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Declaração do Problema
Projeto: Estacionamento Tropical
O Problema
- A empresa, Estacionamento Tropical, é um estacionamento de carros.
- Atualmente na empresa não existe nenhuma ferramenta que possa agilizar o processo de atendimento e estacionamento de carros.
- Existem vários problemas rotineiros do tipo:
- Cálculo incorreto do valor a pagar.
- Localização do automóvel quando o estacionamento está cheio (70 carros).
- Controle do manobrista que estacionou o carro, caso ocorra algum acidente durante o período de permanência.
- Dificuldade em obter estatísticas de horários de pico, volume de carros diário, faturamento, etc.
Afeta
- Os stakeholders desse projeto são:
- Os manobristas
- Os proprietários dos carros
- O gerente (proprietário do estacionamento)
Devido
- O processo de guarda dos veículos é feito informalmente, por meio de registros em papel e cálculos feitos à mão, sem nenhum tipo de controle mais rígido.
Benefícios
- De maneira geral retira a responsabilidade da maioria dos eventos e/ações do manobrista, evitando assim uma série de erros humanos corriqueiros, melhorando o desempenho da empresa.
- Minimiza a perda de dinheiro devido aos cálculos incorretos ou arredondamentos indevidos.
- Agiliza o atendimento ao cliente facilitando a localização do automóvel no pátio.
- Melhora o controle dos manobristas em caso de prejuízos devido a avarias no automóvel.
- Melhora o controle do faturamento diário/mensal do estacionamento.
Causa Raiz
- A falta de organização do departamento de informática que não documenta as requisições de seus usuários acaba escondendo erros nos procedimentos executados pelos usuários:
- Usuário com dúvida no sistema de gestão gera problemas ao executar suas tarefas no dia a dia, obrigando dois funcionários (atendende do CPD e o usuário do sistema) a se preocuparem na solução do problema gerado, tendo assim re-trabalho do serviço.
- Solução Inapropriada, pois quando o técnico toma rumo para solução da pior maneira possível, gerando atrasos e mau atendimento.
- Centralização das Informações: quando o usuário segura a solução de um sistema especifico somente para ele.
- Sem solução no momento por que os técnicos não geraram a documentação da solução anterior.
- Como não há documentação nos processos, muitas solicitações dos usuários caem no esquecimento.
- Falta de Relatórios para analise de pontos críticos nas duvidas dos usuários.
Stakeholders e Usuários
- Os envolvidos no processo são:
- Usuários do Sistema de Gestão: Todos os usuários que exercem uma função no sistema interno de gestão terão sua solicitação documentada, seja por email ou descrição do problema na forma escrita pelo mesmo.
- Todos os membros do Departamento de Informática: O departamento de informática serão os administrados do sistema, cabe ao departamento informar os dados para o sistema.
- Usuários de Informática em geral: Quando o usuário estiver com duvidas para utilizar um sistema de escritório (Microsoft Office e etc) terá que notificar o departamento de informática para documentar o problema e/ou pesquisar a solução.
Contexto da Solução
- Como nosso problema está na falta de documentação sobre as solicitações dos usuários, onde não se tem qualquer informação sobre o que se tem feito para minimizar as solicitações ou agilizar a solução de um problema, temos como solução a digitalização das solicitações dos usuários, descobrindo assim como está o nível dos funcionários em relação aos sistemas internos da empresa, podendo assim tomar soluções como treinamento ou resolver os problemas com maior eficiência/rapidez com base em experiências anteriores.
- Os usuários da empresa terão acesso ao sistema para fazer solicitações ao departamento de informática, onde os atendentes poderão se preparar com base em experiências anteriores e dessa forma atender melhor o usuário.
