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Declaração do Problema
Projeto: Estacionamento Tropical
O Problema
- Atualmente na empresa não existe nenhuma ferramenta que possa agilizar o processo de atendimento e estacionamento de carros.
- Existem vários problemas rotineiros do tipo:
- Cálculo incorreto do valor a pagar.
- Localização do automóvel quando o estacionamento está cheio (70 carros).
- Controle do manobrista que estacionou o carro, caso ocorra algum acidente durante o período de permanência.
- Dificuldade em obter estatísticas de horários de pico, volume de carros diário, faturamento, etc.
Afeta
- Os stakeholders desse projeto são:
- Usuários do sistema de gestão
- Usuários que utilizam qualquer processo informatizado em geral.
- Todo o departamento de informática, responsável pela administração do sistema.
Devido
- Nenhuma solicitação será feita informalmente, todo o usuário terá que fazer a solicitação por email ou preenchendo uma requisição descrevendo o problema.
- O departamento de informática será responsável pelo sistema, facilitando a vida dos usuários quando problemas surgirem.
Benefícios
- A falta de administração dos problemas de todos os usuários, acarreta a dificuldade em resolver problemas transmitidos ao departamento, por exemplo, através da documentação da solução do problema, e o mesmo quando ocorrer novamente o administrador terá a solução de forma rápida e eficiente do problema.
- Através de relatórios, será possível a visualização dos usuários que possuem mais dificuldades no dia a dia, trançado assim uma nova reciclagem do mesmo.
Causa Raiz
- A falta de organização do departamento de informática que não documenta as requisições de seus usuários acaba escondendo erros nos procedimentos executados pelos usuários:
- Usuário com dúvida no sistema de gestão gera problemas ao executar suas tarefas no dia a dia, obrigando dois funcionários (atendende do CPD e o usuário do sistema) a se preocuparem na solução do problema gerado, tendo assim re-trabalho do serviço.
- Solução Inapropriada, pois quando o técnico toma rumo para solução da pior maneira possível, gerando atrasos e mau atendimento.
- Centralização das Informações: quando o usuário segura a solução de um sistema especifico somente para ele.
- Sem solução no momento por que os técnicos não geraram a documentação da solução anterior.
- Como não há documentação nos processos, muitas solicitações dos usuários caem no esquecimento.
- Falta de Relatórios para analise de pontos críticos nas duvidas dos usuários.
Stakeholders e Usuários
- Os envolvidos no processo são:
- Usuários do Sistema de Gestão: Todos os usuários que exercem uma função no sistema interno de gestão terão sua solicitação documentada, seja por email ou descrição do problema na forma escrita pelo mesmo.
- Todos os membros do Departamento de Informática: O departamento de informática serão os administrados do sistema, cabe ao departamento informar os dados para o sistema.
- Usuários de Informática em geral: Quando o usuário estiver com duvidas para utilizar um sistema de escritório (Microsoft Office e etc) terá que notificar o departamento de informática para documentar o problema e/ou pesquisar a solução.
Contexto da Solução
- Como nosso problema está na falta de documentação sobre as solicitações dos usuários, onde não se tem qualquer informação sobre o que se tem feito para minimizar as solicitações ou agilizar a solução de um problema, temos como solução a digitalização das solicitações dos usuários, descobrindo assim como está o nível dos funcionários em relação aos sistemas internos da empresa, podendo assim tomar soluções como treinamento ou resolver os problemas com maior eficiência/rapidez com base em experiências anteriores.
- Os usuários da empresa terão acesso ao sistema para fazer solicitações ao departamento de informática, onde os atendentes poderão se preparar com base em experiências anteriores e dessa forma atender melhor o usuário.
