Resumo Inicial - Carlos Goto

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Revision as of 02:49, 25 October 2006

CONTROLE DE ALUGUEL EM IMÓVEIS

Cliente: Imobiliária que trabalha com locação de imóveis, compra/venda de imóveis e administração de condomínios.

Declaração dos Problemas: A Imobiliária tem trabalhado pouco com a compra/venda de imóveis ultimamente, tendo se concentrado mais nas atividades de locação de imóveis e administração de condomínios. Existem na Imobiliária 2 assistentes trabalhando em período integral, mas ambas trabalhando principalmente na administração de condomínios. Na locação de imóveis trabalham apenas os sócios proprietários Akira Goto e Kiyomi Teranisi Goto. Atualmente o controle de aluguel de imóveis é feito por meio de fichas escritas a mão, separadas em duas seções:

- Imóveis já alugados

  No caso de imóveis já alugados constam na ficha:
  - o nome do locatário
  - nome do locador
  - preço do aluguel
  - endereço do imóvel
  - informações básicas como telefone de contato do locador e locatário.
  - IPTU incluso ou não
  - desconto no aluguel e/ou ajustes possíveis ajustes.
  - valor do condomínio
  - data de vencimento do aluguel
  - Observações gerais

- Imóveis disponíveis

  No caso de imóveis disponíveis constam na ficha:
  - o nome do locador
  - preço do aluguel
  - endereço do imóvel
  - informações básicas como telefone de contato do locador
  - IPTU incluso ou não
  - valor do condomínio

Em cada uma das seções, os imóveis são separados por Bairro. As fichas de locação nem sempre são atualizadas imediatamente ou não são organizadas adequadamente, com isso informações atualizadas como valor do aluguel e se o imóvel está disponível ou não, acabam ficando na cabeça dos proprietários. Além disso a quantidade de fichas tem crescido de maneira muito rápida o que gera maior demora para procurar um imóvel. Muitos locatários preferem fazer o pagamento do aluguel na própria Imobiliária. Outros poucos preferem receber o boleto na própria casa. Os que preferem fazer o pagamento na própria imobiliária, recebem um recibo escrito a mão. Alguns poucos locadores preferem receber o aluguel na própria Imobiliária, a maioria prefere que o dinheiro seja depositado em sua respectiva conta.

De forma a economizar CPMF muitos cheques são repassados de um locatário para outro locador. Infelizmente muitos dos cheques não são considerados "bons" e acabam voltando. Os proprietários já sabem quais são cheques duvidosos e quais são cheques "bons". E evitam repassar cheques duvidosos diretamente aos locadores.

Em um contrato de aluguel, o mais comum é que 10% do valor pago pelo locatário fiquem com a Imobiliária. Os 90% restantes ficam com o locador(proprietário).

O locador(proprietário) de algum imóvel quando deseja disponibilizar um imóvel para locação informa a Imobiliária:

  - nome do locador.
  - endereço do Imóvel e Bairro.
  - número de dormitórios, número de vagas na garagem, suítes, piscina, churrasqueira, etc..
  - se o imóvel está ocupado ou não.
  - entrega das chaves e/ou local onde as chaves podem ser encontradas.
  - RG (opcional já que não há nenhum contrato ainda).
  - CPF (opcional já que não há nenhum contrato ainda).
  - referencias de como chegar no local.

Interessados em alugar algum imóvel podem ligar pedindo informações de algum imóvel e/ou enviar email e/ou passar pessoalmente na Imobiliária. A maioria das pessoas procura a Imobiliária descrevendo o Bairro em que pretendem residir e o tipo de residência(casa ou apartamento). É bastante comum também querer saber informações como quantidade de dormitórios, suítes, número de vagas na garagem.

A maioria dos locatários é estudante da UNOESTE, faculdade que se localiza de frente a Imobiliária. Logo são bastante valorizados as casas próximas a Universidade e também as que contenham churrasqueira e piscina.

Em geral, quando a Imobiliária já tem a chave do imóvel, os interessados podem ir na Imobiliária para pegar a chave a fim de visitar o imóvel, mas para isso precisam deixar um documento de identificação(CPF ou RG ou carteira de motorista). Normalmente ninguém da Imobiliária os acompanha. E às vezes ocorre o atraso na devolução das chaves.

  - 90% das residências a serem alugadas estão desocupadas.
  - 99% dos contratos de aluguel são residências(casas e apartamentos) e apenas 1% delas são comerciais.

Interessados em alugar algum imóvel e que concordem com o contrato de aluguel tem o imóvel garantido por 48hs, prazo no qual devem apresentar os documentos necessários para a locação do imóvel. As informações necessárias para um contrato de locação são:

  - Endereço do imóvel(Rua, número, complemento, Cidade, Estado)
  - Prazo de locação (30 meses com possibilidade de sair após um ano)
  - Valor do aluguel
  - Responsabilidade dos encargos (condomínio, IPTU, taxas).
  - Nome do Locador, estado civil, nacionalidade, profissão, RG e CPF.
  - Nome do locatário, estado civil, nacionalidade, profissão, RG e CPF.
  - Nome do fiador, estado civil, nacionalidade, profissão, RG e CPF.

O valor de um aluguel pode sofrer ajuste após um ano pela variação do IGP-DI. Independente da periodicidade o valor do aluguel pode ser decrescido em função de obras de melhorias realizadas no imóvel em comum acordo entre locador e locatário.

Todos os pagamentos aos locadores é feito por meio de transferência bancária e/ou recibo emitido na própria Imobiliária. O controle se o pagamento ocorreu ou não é feito por meio de recibos bancários e recibos emitidos na própria Imobiliária.

É muito comum locadores reclamarem quando o dinheiro não está disponível no dia previsto de recebimento e/ou dizerem que ainda não receberam o aluguel, quando na verdade já o receberam. De forma a sanar as dúvidas sempre são apresentados recibos com a data em que o pagamento ocorreu. Entretanto as vezes alguns recibos são perdidos o que pode ocasionar problemas.

Quando o proprietário não se encontra disponível, a secretária deixa de passar informações relativas a disponibilidade de algum imóvel afinal esta não é a sua função principal e porque as fichas não se encontram atualizadas. O mesmo ocorre quando alguém vai pagar ou receber aluguel e o proprietário não se encontra disponível. A secretária neste caso pede para que retorne dentro de alguns minutos.

O proprietário gostaria de informatizar o controle de aluguel de imóveis de forma a identificar facilmente possíveis atrasos no aluguel, identificar quando um contrato está por vencer, identificar quando um aluguel pode sofrer reajuste, pagar os locadores assim que receber o aluguel e também emitir recibos para os locatários que vão pagar o aluguel na imobiliária. Além disso, as assistentes sentem que se houvesse um sistema de busca mais eficiente seria fácil informar as condições de determinado imóvel. Alguns itens desejados pelo sócios são o levantamento do lucro líquido ao final do mês, disponibilização de parcela de imposto de renda devida pelos locadores(15% do valor recebido), elaboração do contrato de aluguel a partir dos dados do sistema e também relatório de locatários e locadores

IDENTIFICANDO A CAUSA RAIZ

  Essas são as causa raízes identificadas até o momento:
  - Dados não atualizados rapidamente
     afeta: futuros locatários, sócios proprietários, assistentes e locadores
     devido: a insatisfação dos futuros locatários e locadores, perda de tempo com dados
             inconsistentes por parte dos sócios, incapacidade das assistentes ajudarem
             no controle de aluguéis.
     benefícios: dados podem ser rapidamente atualizados e uma busca pode ser feita de maneira 
                 rápida, o trabalho pode ser dividido com as assistentes e os clientes estarão
                 mais satisfeitos.
  - Dificuldade para consulta de dados
     afeta: locatários, sócios proprietários, assistentes e locadores
     devido: a demora para procurar recibos, levantar pagamentos, identificar imóveis disponíveis
     benefícios: dados podem ser consultados rapidamente por qualquer pessoa, os clientes 
                 podem receber uma resposta mais rápida, e relatórios podem ser gerados rapidamente.
  - Falta de integração de dados
     afeta: locatários, sócios proprietários e locadores
     devido: a falta de avisos sobre vencimento de aluguel, a dificuldade de se controlar
             locatários devedosos, pagamentos atrasados feitos aos locadores.
     benefícios: aviso de aluguéis que estão por vencer, aviso de locatários devedosos, aviso para
             informar quando pagar locadores.
  - Cheques retornados
     afeta: locatários, locadores e sócios proprietários
     devido: a devolução do cheque que acaba atrasando o pagamento dos locadores e que exige
            cobrança dos locatários.
     benefícios: identificação por parte do sistema de cheques "bons" e "duvidosos".
  - Falta de padronização do processo
     afeta: sócios proprietários, locatários e locadores
     devido: a maneira não uniforme como as fichas são atualizadas, a organização de recibos de
             forma diferente por cada pessoa.
     benefícios: o sistema padronizará este processo, e com isso os dados de diferentes imóveis
                 serão atualizados seguindo o padrão definido
  - Dependência grande dos proprietários
     afeta: sócios proprietários, locatários, locadores, assitentes
     devido: os proprietários tem que assumir grande responsabilidade, mesmo em tarefas que
           poderiam ser realizadas por outras pessoas. Outros pessoas, não conseguem realizar
           as tarefas devido a falta de informação.
     benefícios: o sistema disponibilizará que consultas de imóveis disponíveis e fornecimento de
           informações simples como valor do aluguel, se este já foi pago ou não, de forma que
           isso possa ser feito pelas assistentes
     

IDENTIFICANDO STAKEHOLDERS E USUÁRIOS

Quem são os usuários do sistema?
- assistentes e sócios responsáveis por realizar buscas de algum imóvel disponível através de 
  características fornecidas pelos futuros locatários.
- assistentes e sócios responsáveis por inserir um novo imóvel
- sócios proprietários responsáveis por receber o pagamento de um aluguel e emitir recibo
- sócios proprietários responsáveis por pagar o locador e emitir recibo
- sócios proprietários responsáveis por cobrar devedores

Quem é o cliente que paga pelo sistema?
- sócios proprietários

Quem mais será afetado pelas saídas que o sistema irá produzir?
- futuros locatários indiretamente ao querer saber se há algum imóvel disponível em determinada
  região
- locatários que irão realizar o pagamento do aluguel
- locadores que irão receber o aluguel
- futuros locadores que querem disponibilizar o imóvel para locação

Quem irá avaliar e homologar o sistema quando ele for entregue e implantado?
- sócios proprietários
- assistentes

Existem outros usuários internos ou externos do sistema cujas necessidades devem ser atendidas?
- sim as necessidades básicas dos sócios que é um sistema para controle de aluguéis com emissão de recibo.
- necessidades das assistentes para buscas básicas como: imóveis disponíveis, valor do aluguel, se o aluguel já foi pago, etc.

Quem irá manter o sistema?
- GRUPO 5 AHAND

Existem alguém mais?