Создание системы автоматизации оптово-розничной торговой фирмы как пример расширения функциональных возможностей Галактики

From Galaktikaerp

Current revision as of 11:46, 19 January 2007

В данной статье я приведу пример расширения функциональных возможностей системы Галактика.

Профиль объекта автоматизации

Необходимо автоматизировать компанию средних оборотов, основным направлением работы которой является оптово-розничная торговля мебелью. Компания владеет сетью магазинов и удаленных складов.

Необходимо обеспечить эффективную работу персонала в корпоративной информационной системе.

В качестве КИС используется система "Галактика ERP" версия 7.12.

Для эффективной работы необходимо:

1. Организация работы удаленных магазинов и складов в базе центрального офиса.

   Этот вопрос - ключевой во всей автоматизации торговой деятельности предприятия. Без его решения говорить о какой-либо эффективности работы пользователей в автоматизированной системе не приходится.

2. Реализовать исторически сложившиеся аналитические разрезы

   Для этого используются стандартные механизмы системы Галактика - внешние атрибуты, внешние классификации и дополнительные аналитики каталога МЦ.

   1. Ввести привязку каждой материальной ценности к ее поставщику.

      Используются дополнительные аналитики каталога МЦ.

   2. Связать поставщиков продукции с менеждерами по сбыту.

      Используются внешние классификации каталога организаций.

   3. Ввести дополнительные поля в формы редактирования документов-оснований(ДО) для занесения информции по дате, времени развоза и месту доставки.

      Используются внешние атрибуты ДО.

3. Создать АРМ продавца

   Это АРМ - первичное по порядку обработки/занесения информации в корпоративную систему.

   В нем должны быть реализованы возможности:

   • Занесения заказов покупателей в систему
   • Занесения платежей покупателей в систему
   • Привязки платежей покупателей к их заказам
   • Просмотра наличия МЦ на складах/в магазинах компании
   • Формирования плана по доставки мебели в части первичного согласования даты, времени и места доставки заказа с клиентом
   • Получения из системы информации по состоянию заказа клиента
   • Резервирования имеющегося товара под принятый заказ клиента

   1. Сформировать рабочее место пользователя в системе Галактика
   2. Разработать информационный отчет "Просмотр остатков МЦ в разрезе групп МЦ и поставщиков"
4. Создать АРМ диспетчера по розничной торговле

   В служебные обязаности диспетчера по розничной торговле входят следующие функции:

   • Контроль оплаты заказа клиентом
   • Окончательное согласование даты, времени и места развоза с клиентом
   • Контроль резервирования товара под заказы клиентов
   • Формирования развозного листа - задания транспортному отделу

   1. Сформировать рабочее место пользователя в системе Галактика
   2. Создать информационный интерфейс "Отчет о состоянии заказа"
   3. Создать отчет "Развозной лист - задание транспортному отделу"
5. Создать АРМ менеджера по снабжению

   В обязаности менеджера по снабжению входит

   1. Сформировать рабочее место пользователя в системе Галактика
6. Создать рабочее место старшего кладовщика
   1. Сформировать рабочее место пользователя в системе Галактика

Рассмотрим реализацию этих пунктов подробнее.

Организация работы удаленных магазинов и складов в базе центрального офиса

Работа удаленных подразделений в базе данных центрального офиса может быть организована двумя способами:

1. Терминальные подключения к серверам центрального офиса.
2. Использования модуля "CORPO" ("Корпоративный обмен информацией") системы Галактика для передачи данных между инсталяциями.

Использование терминального подключения

Этот способ является универсальным для организации взаимодействия удаленных подразделений с центральным офисом компании.

Вся работа системы реально происходит на терминальном сервере, установленном в центральном офисе. Удаленные подразделения (так называемые "ТЕРМИНАЛЬНЫЕ КЛИЕНТЫ") подключаются к терминальному серверу, используя разнообразные линии связи. Прежде всего, это выделенные линии интернет-связи, коммутируемые (dialup) линии интернет-связи, могут использоваться даже GPRS подключения (мобильный Internet). Терминальный клиент передает на сервер движения мыши и нажатия на клавиатуру, а на терминале клиентского устройства (это может быть как компьютер, так и PDA, например) отображает лишь "картинки" изменения пользовательского интерфейса.

У терминального сервера имеется ряд настройек, позволяющих ограничить действия пользователя с целью обеспечения безопасности локальной сети центрального оффиса.

К преимуществам этого способа можно отнести:

• Универсальная и довольно простая в организации схема работ.
• Не усложняется схема работы пользователей.
• Не усложняется работа поддерживающего персонала.
• Не усложняется администрирование базы Галактики.

К недостаткам:

• Необходимо наличие линий связи в достаточном количестве и достаточного качества.
• Необходимо создание и поддержание отказоустойчивой структуры серверного хозяйства.
• Сложности с организацией печати. Из-за особенностей системы WINDOWS объем информации, посылаемый во время печати на принтер ЗНАЧИТЕЛЬНО превосходит объем исходного документа.

Использования модуля "CORPO"

Этот способ применяется для передачи данных между несколькими инсталяциями системы Галактика.

Каждая инсталяция системы работает независимо от других и обладает своим набором информации. В ходе работы программы часть информации (определеная настройкой модуля "CORPO") сохраняется в файл. В дальнейшем этот файл передается (с помощью, например, электронной почты) в другой офис компании, где изменения, хранящиеся в нем, реализуются в базе системы Галактика.

К преимуществам этого способа можно отнести:

• Совершенную независимость инсталяций. Удаленная инсталяция может работать совершенно вне зависимости от того, работает ли инсталяция центрального офиса или нет.
• Использование стандартных протоколов передачи данных. Что гарантирует передачу информации и снижает до разумного минимума требования к наличию и качеству линий связи как в центральном офисе, так и в удаленном подразделении.

К недостаткам:

• Значительное затрудняется организации работ. Возникает необходимость в строгой регламентации многих бизнес-процессов, которые нуждаются в передаче данных из одного подразделения в другое.
• Усложняется настройка системы Галактика.
• Усложняется работа поддерживающего персонала.

По совокупности факторов нами был выбран терминальный способ организации работы удаленного подразделения.

Реализация исторически сложившихся аналитических разрезов

В компании сложилось использование сложных аналитических разрезов информации - в частности, все материальные ценности привязаны к своим поставщикам, все поставщики продукции связаны с менеджерами по снабжению, все товарные документы привязаны к продавцу, оформляющему продажу и магазину, где была продажа. Кроме этого, каждая позиция заказа может быть поставлена "в развоз" (т.е. расписана на доставку к заказчику) на определенный день и время. Место доставки также может быть указано для каждой позиции заказа. Все отчеты (оперативные и управленческие) необходимо получать с учетом этих разрезов.

Для реализации всех дополнительных аналитических разрезов информации использовались стандартные средства системы Галактика:

1. Аналитики

   Под аналитикой в системе Галактика понимается некоторый информационный объект.

   Аналитики делятся на системные и пользовательские.

   1. Системные аналитики - это аналитики, список которых жестко прописан в системе Галактика. К ним относятся, например, список МЦ системы, список подразделений, контрагентов, сотрудников предприятия, оборудования, маршрутных карт и др.

      Значения системных аналитик формируются автоматически с измением соответсвующих справочников/каталогов в системе.

   2. Пользовательские аналитики - это аналитики, список которых может быть изменен пользователями системы. Например, для нашего внедрения были введены дополнительные аналитики - Издержки обращения, Длина, Ширина, Тип исполнения и др.

      Значения пользовательских аналитик вводятся пользователями в ручном режиме.

   Аналитики используются практически во всех модулях и подсистемах системы Галактика.

2. Внешние аналитики

   Практически к любой таблице базы данных системы можно привязать дополнительные аналитики. Фактически это означает добавление необходимых дополнительных полей в неизменяему структуру БД системы.

3. Внешние классификаторы

   В системе Галактика может быть введено несколько иерархических справочников специального вида для дополнительной детализации информации - т.н. внешние классификаторы.

   Они не привязаны к какой-то конкретной таблице в базе и, значит, могут быть использованы для любой таблицы в базе.

   В нашем проекте в виде классификатора был реализован список менеджеров по снабжению.

Реализация привязки МЦ к ее поставшику

Список дополнительных аналитик, которые могут быть указаны для МЦ, определяется в шаблоне, на основании которого создается данная МЦ. В каждом шаблоне указана группа аналитик "Изготовители", которая содержит в себе одну системную аналитику "Организации".

Система Галактика настроена таким образом, что все материальные ценности создаются на основании шаблонов. При создании МЦ пользователю необходимо указать все необходимые значения аналитик для вновь вводимого элемента каталога. Следовательно, все МЦ при создании получают привязку к своему производителю.

При необходимости, эту привязку можно менять в ходе работы путем редактирования каталога МЦ системы.

Список значений аналитики "Организации" представляет собой список значений из каталога организаций системы.

Реализация связи поставщиков продукции с менеджерами по сбыту

Список менеджеров по сбыту компании заведен в систему Галактика в виде внешнего классификатора.

При необходимости (например, при наличии деления менеджеров по сбыту по региональному признаку) классификатор может быть представлен в иерархическом виде - т.е. менеджеры могут быть поделены по некоторым группам. Такая возможность в нашем проекте не была задействована и список менеджеров был представлен в виде плоского внешнего классификатора.

Для всех организаций-поставщиков была стандартным образом введена привязка к классификатору менеджеров.

Реализация ввода дополнительной информации в ДО

Внешние аттрибуты ДО

Форма редактирования ДО с указанием даты, времени и места доставки

Для создания функционала по формированию развозной документации, необходимо привязать к таблице документов-оснований (и их позиций) дополнительные поля:

• Дата развоза
• Время развоза
• Место развоза

Для этого стандартным образом вводятся внешние атрибуты для таблицы BASEDOC (шапки документов-оснований) и SPSTEP (позиции документов-оснований). Вводятся аналитики типа "Дата", "Время" и строка соответственно.

Для редактирования внешних аттрибутов был задействован другой функционал системы Галактика по настройке - механизм "Конфигурации" системы, который позволяет упралять видимостью, доступностью, расположением и другими свойствами объектов на форме редактирования данных системы. Конфигуратор дает так же возможность добавлять на форму произвольные поля из базового запроса или поля внешних атрибутов/классификаторов.

Использование модуля "Рабочее место пользователя" для создания эффективного рабочего окружения пользователя

Система Галактика - модульная и для получения доступа к необходимым пунктам меню пользователь зачастую должен перемещаться между модулями, что не вполне удобно. В частности, для того, чтобы занести заказ клиента - т.е. сформировать документ-основание на сбыт в системе - пользователю необходимо перейти в модуль "Управление сбытом" и открыть пункт меню "Документы"->"Счета, ДО на продажу". Для того, чтобы занести получение наличных денег от покупателя - необходимо перейти в модуль "Касса" и открыть пункт меню "Документы"->"Приходный кассовый ордер".

Для устранения такого неудобства в системе Галактика есть специализированный модуль "Рабочее место пользователя", единственное назначение которого состоит в наполнении его теми функциями, на выполнении которых сосредоточен пользователь.

По-умолчанию модуль "Рабочее место пользователя" системы пустой - т.е. строка меню его содержит только один пункт - "Настройка". Войдя же в настройку модуля, в меню можно вынести все необходимые пункты меню из всех модулей системы. Кроме системных пунктов, можно добавить свои, которые будут вызывать любые интерфейсы (прежде всего, конечно, собственной разработки) или ARD-отчеты.

К преимуществам использования модуля "Рабочее место пользователя" надо отнести и разумный порядок использования лицензий в этом модуле. Если пользователь заходит в модуль "Управление сбытом", то он занимает лицензию вне зависимости от того, открыт ли какой-нибудь интерфейс из этого модуля или нет. Это приводит к ситуации, когда у пользователя нет открытых интерфейсов в системе - т.е. он фактически ничем не занимается, а лицензия тем временем остается заблокированной. При использовании модуля "Рабочее место пользователя" лицензия на модуль занимается тогда и только тогда, когда открывается интерфейс из лицензированного модуля. При закрытии всех интерфейсов все лицензии освобождаются.

В системе Галактика имеется возможность создавать настройки модуля "Рабочее место пользователя" двух типов:

• пользовательские настройки

  эти настройки связаны с каждым пользователем и могут применяться автоматически при входе в модуль

• групповые настройки

  эти настройки связаны с группой пользователей и могут быть назначены отдельным пользователям путем указания необходимой настройки в конфигурационном файле запуска системы Галактика.

В ходе работ нами использовались как персональные, так и групповые настройки модуля "Рабочее место пользователя". Как показал опыт работ, использование групповых настроек все же проще, чем персональных в силу необходимости администрирования ограниченного списка настроек вместо администрирования постоянно увеличивающегося списка персональных настроек.

Создание АРМ продавца магазина

Настройка модуля "Рабочее место пользователя" АРМ продавца магазина

В настройку рабочего места продавца магазина выносятся основные пункты меню, используемые в работе, в частности, "Управление сбытом" -> "Документы" -> "Счета, ДО на сбыт" для занесения заказов клиентов, "Касса" -> "Документы" -> "Приходный кассовый ордер" для занесения приходных кассовых документов - оплаты клиентов за заказы и др.

Разработка информационного отчета "Просмотр остатков МЦ в разрезе групп МЦ и поставщиков"

В своей работе продавцы в магазинах должны часто получать информацию о наличии товаров на складах компании. В силу того, что информацию по остаткам необходимо получать в разрезах групп МЦ и производителей, пришлось разработать необходимых информационных отчет самостоятельно - так как ни один системный отчет не нес необходимой информации. При этом необходимо обеспечить скорость получения информации.

Такой отчет был разработан в виде интерфейсной формы. У пользователя есть возможность выбирать, материальные ценности каких групп и каких производителей его интересуют.

Информационная часть интерфейса содержит две части:

В первой выводится информация о наличии МЦ на складах предприятия в целом. Указывается МЦ, производитель, группа МЦ, количество всего, зарезервированных и свободных МЦ.

Во второй - зависящей от первой части - указывается подробная информация о наличии товара, выбранного в первой части, по складам.

Скорость работы интерфейса обеспечивается предварительной загрузкой (и обработкой) всей необходимой информации в оперативную память ПК.

Механизм формирования плана по доставке мебели в части первичного согласования даты, времени и места доставки заказа с клиентом

Продавцы в магазинах выполняют первичное согласование даты, времени и места доставки заказа с клиентом.

При этом возможно несколько вариантов договоренностей:

• весь заказ может быть запланирован к доставке в одно время и в одно место
• отдельные позиции заказа могут быть запланированы к доставке в разное время
• место доставки может совпадать с адресом клиента, а может и не совпадать - это происходит например тогда, когда родители покупают мебель для отдельно живущих детей.

Для реализации всех этих особенностей в Документы Основания добавлены дополнительные атрибуты с типом "Дата", "Время" и "Строка" для фиксации даты, времени и места развоза соответственно. Такие же атрибуты добавлены в позиции ДО.

Для облегчения работы продавцов реализованы некоторые упрощения простановки дополнительных аттрибутов - в частности, разработан интерфейс для копирования даты, времени и места доставки из шапки ДО в позиции документа. Так как в Галактике пока нет стандартных средств для подключения собственных интерфейсов в уже существующие, то пришлось пойти на некоторые ухищрения для того, чтобы упростить пользователям использование этого интерфейса. Поэтому, проставив все необходимые дополнительные атрибуты шапки документа, пользователь вызывает на печать (Ctrl-P) фиктивный (пустой) отчет, который не делает ничего, кроме вызова интерфейса копирования.

Получения из системы информации по состоянию заказа клиента

Для максимально возможного эффективного использования всей информации по состоянию заказа был разработан интерфейс "Справка по ДО".

В интерфейс вынесена следующая информация:

• Выбор дат для ограничения выводимой информации.
• Перечень заказчиков. Выводится список только тех клиентов, которые делали заказы в пределах установленых дат.

  В списке заказчиков показана вся информация, которая необходима для поиска и оперативной работы.

• Перечень заказов по выбранному клиенту.
• Спецификация выбраного заказа.
• Перечень накладных, связаных с выбранным заказом.
• Спецификация выбраной накладной.
• Перечень платежей, связаных с выбраным заказом.

Этот интерфейс содержит в себе практически всю необходимую для оперативной работы с клиентами информацию.

Создание АРМ диспетчера по работе с клиентами

Служебные обязанности диспетчера по работе с клиентами состоят в основном в согласовании окончательных условий доставки товара клиенту и формирование развозного листа.

Согласование происходит путем обзванивания клиентов - для этого диспетчеру необходимо видеть телефонные контакты покупателей.

Зачастую происходит так, что клиент сам звонит диспетчеру с целью согласования условий доставки. Диспетчер должен по звонку клиента быстро найти клиента в базе, его заказы и отгрузки в его адрес.

Основным рабочим интерфейсом диспетчера по работе с клиентами является интерфейс "Справка по ДО", который представляет наиболее удобый и быстрый доступ ко всей информации.

Формирование развозного листа происходит каждое утро. Развозной лист служит заданием для транспортной группы - какой товар куда и когда должен быть доставлен. Формирование отчета происходит на основании дополнительных атрибутов ДО системы.

Формирование развозного листа на основании внесеных дополнительных атрибутов

Развозной лист - основной документ для транспортного отдела, в котором указывается следующая информация:

• День формирования отчета.
• ФИО заказчика.
• Перечень его заказов.
• Адрес, по которому происходит доставка. Определяется из каталога контрагентов или из дополнительного атрибута ДО.
• Телефон заказчика для возможности оперативной связи с ним.
• Примечание. Возможно указание кода подъездной двери, других условий доставки.
• Список позиций заказа, проставленых в развоз.
  • Наименование товара
  • Количество
  • Цена
  • Время доставки
  • Номер и дата накладной на отгрузку. Накладная определяет место отгрузки - склад, с которого должен быть взять товар.

Одновременно с развозным листом печатается маршрутный лист - перечень адресов доставки, которые должна посетить группа развоза.

Отчет довольно сложный по своей структуре и объемный по представляемым данным. Все содержимое отчета сохраняется из БД в таблицу в памяти и затем выводится на печать.

Создание АРМ менеджера по снабжению

Менеджер по снабжению на основании информации по заказам клиентов формирует заказной лист на поставку товара.

Для облегчения их обязаностей созданы несколько отчетов.

Отчет "Невыполненые заказы по менеджерам"

Отчет создается на основании заказов клиентов, которые не были выполнены. Выполнение заказа определяется наличием отгрузочной накладной по заказу клиента.

При формировании отчета имеется возможность указания даты, на которую необходимо получить отчет, группу МЦ, производителя. Также есть возможность указания менеджера, по которому собирается информация (напомню, что все материальные ценности связаны с производителями, а те в свою очередь - с менеджерами по снабжению). Кроме этого, все заказы разделяются на оптовые и розничные.

В отчет выводится информация о менеджере, производителе товара и список заказаных МЦ.

Данный отчет является основанием для менеджера на формирование заказа на поставку продукции.

Отчет "Невыполненые заказы по магазинам"

При формировании отчета имеется возможность указания даты, на которую необходимо получить отчет, группу МЦ, производителя. Также есть возможность указания магазина, по которому собирается информация. Кроме этого, все заказы разделяются на оптовые и розничные.

В целом, данный отчет аналогичен предыдущему, позволяя получать информацию о невыполненых заказах в разрезе магазинов.

Отчет "Просроченые заказы по менеджерам"

Аналогичен отчету по невыполненым заказам по менеджерам.

Является инструментом контроля исполняемости заказов. Или источником информации по приоритетным заказам.

Подготавливаемые....

1. Описание задачи.
2. Использования внешних аттрибутов для добавления необходимых характеристик к стандартным документам системы Галактика.
3. Вызов обработок через интерфейс печати документов.
4. Создание автономных отчетов (ARD) для печати отчетов сложной структуры.
5. Использование таблиц в памяти для ускорения работы отчетов и введения сортировок по произвольным полям.
6. Использование конфигуратора для выведения дополнительных аттрибутов на редактирование.